商務(wù)咨詢
確保庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確性
為運(yùn)行ERP系統(tǒng),庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確度要求達(dá)到95%以上。如何才能達(dá)到這樣的庫(kù)存準(zhǔn)確度?回答這個(gè)問題,要涉及到一些基本的管理原則,要向有關(guān)人員提供恰當(dāng)?shù)墓ぞ呷プ龊霉ぷ?span lang="EN-US">,通過(guò)教育和培訓(xùn)教會(huì)人們?nèi)ナ褂眠@些工具,并明確人們的職責(zé)。這些基本的管理原則包括一絲不茍的工作態(tài)度,受限訪問的庫(kù)房,好的事務(wù)處理系統(tǒng)和循環(huán)盤點(diǎn)制度。
(1)一絲不茍的工作態(tài)度。一絲不茍的工作態(tài)度是指人在獲得和維護(hù)庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性方面的作用。庫(kù)房人員必須理解庫(kù)有記錄準(zhǔn)確性是非常重要的,因此,他們本身的工作是非常重要的。企業(yè)必須讓這些人員知道:
1)ERP對(duì)企業(yè)的未來(lái)是十分重要的,它將使企業(yè)更興旺,使其工作史可靠。
2)物料需求計(jì)劃是使ERP正常工作的關(guān)鍵部分。
3)庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性是使物料需求計(jì)劃正常工作的關(guān)鍵部分。
4)負(fù)責(zé)庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性的人員是非常重要的,他們工作的好壞有著重大的影響。
(2)受限訪問的庫(kù)房。受限訪問的庫(kù)房是確保庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性的“硬件”部分。在大多數(shù)情況下,受限訪問的庫(kù)房是指有一個(gè)物理上的可靠區(qū)域,面起來(lái)而且上鎖。這主要涉及到責(zé)任問題。為了讓庫(kù)房的工長(zhǎng)真正能夠?qū)?kù)存準(zhǔn)確性負(fù)起責(zé)任,必須向他提供必要的工具,其中之一就是控制進(jìn)出庫(kù)房的能力。也就是說(shuō),除了工作需要應(yīng)限制其他人員訪問倉(cāng)庫(kù),然后,庫(kù)房工長(zhǎng)可以理所當(dāng)然地對(duì)庫(kù)存準(zhǔn)確性的結(jié)果負(fù)責(zé)。
(3)好的事務(wù)處理系統(tǒng)。好的事務(wù)處理系統(tǒng)是獲取庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性的“軟件”部分。記錄庫(kù)存事務(wù)和更新庫(kù)存余額數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是簡(jiǎn)明的和反映實(shí)際情況的。
簡(jiǎn)明是指容易理解和容易使用。這樣,事務(wù)處理類型不應(yīng)太多。物料的進(jìn)庫(kù)和出庫(kù)是兩種事務(wù)處理類型。這些事務(wù)處理有計(jì)劃內(nèi)的,有計(jì)劃外的,這樣就成了四種類型,再加上從一個(gè)庫(kù)房到另一個(gè)庫(kù)房的物料轉(zhuǎn)移,以及其他庫(kù)存調(diào)整。這樣,所需要的事務(wù)處理類型不超過(guò)10種。有些軟件包含許多不必要的事務(wù)處理類型,造成系統(tǒng)不必要的復(fù)雜,難于操作,于是也難于獲得和維護(hù)庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確性。應(yīng)當(dāng)記住使用這些工具的是庫(kù)房人員,而不是計(jì)算機(jī)科學(xué)的博七。所以越簡(jiǎn)明越好。
事務(wù)處理系統(tǒng)還應(yīng)有效地反映庫(kù)房里出現(xiàn)的真實(shí)情況。例如,每當(dāng)有物料項(xiàng)目進(jìn)出庫(kù)時(shí)、庫(kù)存余額記錄應(yīng)當(dāng)隨之更新。庫(kù)存記錄的更新雖然不需要實(shí)時(shí)處理,但也是相當(dāng)頻繁的,而且應(yīng)在實(shí)際事務(wù)發(fā)生后立即來(lái)做,絕不允許超過(guò)24小時(shí)才進(jìn)行處理。
(4)循環(huán)盤點(diǎn)。循環(huán)盤點(diǎn)是得到并保持庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性的有效途徑,是指每大對(duì)庫(kù)存中的部分物料項(xiàng)月進(jìn)行盤點(diǎn),從而使一年中對(duì)所有物料項(xiàng)目的盤點(diǎn)次數(shù)達(dá)到預(yù)定的值。對(duì)一項(xiàng)物料進(jìn)行盤點(diǎn)的時(shí)間間隔稱為該項(xiàng)物料的盤點(diǎn)周期。一年中對(duì)某項(xiàng)物料進(jìn)行盤點(diǎn)的次數(shù),稱為該項(xiàng)物料的盤點(diǎn)頻率。
循環(huán)盤點(diǎn)的目標(biāo)主要包括以下各點(diǎn):發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)原因并消除之;檢測(cè)系軌運(yùn)行結(jié)果;校正不準(zhǔn)確的記錄;取消年度庫(kù)存盤點(diǎn)以及提高循環(huán)盤點(diǎn)人員的素質(zhì)。
發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)原因,并消除之。每當(dāng)發(fā)現(xiàn)識(shí)破錯(cuò)誤,就要校正庫(kù)存記錄,同時(shí)找出原因。這些原因可能是庫(kù)存安全沒有得到切實(shí)保證、軟件故障、不合理的規(guī)程,也許是對(duì)庫(kù)房人員培訓(xùn)不足等等。
檢測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)果。循環(huán)盤點(diǎn)可以對(duì)工作現(xiàn)狀作出評(píng)價(jià)。定期地給出關(guān)于準(zhǔn)確性的百分?jǐn)?shù),可以使人們知道庫(kù)存記錄是否充分準(zhǔn)確。確定庫(kù)存記錄數(shù)據(jù)百分比的方法是以一項(xiàng)物料的實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)為分母,以實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)與庫(kù)存記錄數(shù)之差的絕對(duì)值分子,得到一個(gè)分?jǐn)?shù)。將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù),如不超過(guò)計(jì)數(shù)容限,則認(rèn)為此項(xiàng)物料的庫(kù)存記錄是準(zhǔn)確的,否則認(rèn)為是不準(zhǔn)確的。然后,以物料總數(shù)為分母,以庫(kù)存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的物料數(shù)為分子,又得到一個(gè)分?jǐn)?shù),再將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù)即是庫(kù)存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的百分比。
校正不準(zhǔn)確的記錄。當(dāng)循環(huán)盤點(diǎn)的結(jié)果和計(jì)算機(jī)中的記錄不相匹配時(shí),那么應(yīng)重新清點(diǎn)有關(guān)項(xiàng)目。如果兩次清點(diǎn)的結(jié)果相同,則應(yīng)校正計(jì)算機(jī)中所存的庫(kù)有余額記錄。
取消年度庫(kù)存盤點(diǎn)。年度庫(kù)存盤點(diǎn)一般是出于財(cái)務(wù)審查的日的。由于庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確度已達(dá)到了95%,所以,年度盤點(diǎn)已無(wú)必要,從而可以消除由于年度盤點(diǎn)而造成的停產(chǎn)。
提高循環(huán)盤點(diǎn)人員的素質(zhì)。通過(guò)循環(huán)盤點(diǎn),盤點(diǎn)人員能熟練地識(shí)別零件,獲得精確的記錄,調(diào)整偏差、找到解決系統(tǒng)錯(cuò)誤的方法,使得庫(kù)存記錄更精確。
常見的循環(huán)盤點(diǎn)方法有三種,下面分別進(jìn)行討論。
1)ABC分類法。物料的ABC分類的依據(jù)是 Pareto 定律。 Parcto 是19世紀(jì)意大利一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家,他發(fā)現(xiàn)當(dāng)時(shí)意大利80%的財(cái)宮集中在20%的人手里。后來(lái)人們發(fā)現(xiàn)很多場(chǎng)合都服從這一規(guī)律。于是稱之為 Parcto 定律。ERP軟件一般都有對(duì)物料進(jìn)行ABC分類的功能。做法很簡(jiǎn)單,只需將所有物料按使用價(jià)值(用量×單位成本)排序,然后按所排次序逐項(xiàng)累加,累加到占總價(jià)值80%所涉及的物料屬于A類再繼續(xù)累加占總價(jià)值15%的物料屬于B類,其余物料屬于C類。ABC三類物料的庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性計(jì)數(shù)容限不應(yīng)相同,例如可分別設(shè)為1%、2%、5%。盤點(diǎn)周期也不應(yīng)相同,例如A類物料每月盤點(diǎn)一次;B類物料每季盤點(diǎn)一次;C類物產(chǎn)每半年盤點(diǎn)次。于是得到A、B、C三類物料的盤點(diǎn)頻率分別是12、4和2。每天盤點(diǎn)的物料項(xiàng)目數(shù)可按如下方法求得：先按類分別求出物料項(xiàng)目書數(shù)與相應(yīng)的盤點(diǎn)頻率的乘積，在求出所有這些乘積之和，然后把所得到的的和除以一年的工作日數(shù)。按上面設(shè)定的盤點(diǎn)頻率，我們給出如下一個(gè)例子。
2)分區(qū)分塊。為了提高盤點(diǎn)的效率,將庫(kù)存項(xiàng)目按所在的區(qū)域分組,這種方法常用于分區(qū)存放系統(tǒng)以及在制品或中間庫(kù)存的盤點(diǎn)。對(duì)每個(gè)區(qū)整個(gè)盤查一次,并與庫(kù)存記錄相比較,分區(qū)管理員以一個(gè)固定周期進(jìn)行盤點(diǎn)。
3)存放地點(diǎn)審查法。通常每個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)都有很多庫(kù)位。如果物料放錯(cuò)了地方,正常的循環(huán)盤點(diǎn)就不能進(jìn)行,存放地點(diǎn)審查法用于準(zhǔn)確地確定物料的有效地點(diǎn),使用這種方法時(shí),所有的庫(kù)位都做了編號(hào),每個(gè)盤點(diǎn)周期對(duì)確定的物料進(jìn)行檢查,通過(guò)對(duì)每個(gè)庫(kù)位上的物料代碼與庫(kù)存記錄中的進(jìn)行比較,核實(shí)每項(xiàng)物料所在的庫(kù)位,這種方法是容易實(shí)施的,因?yàn)樗恍枰宋锪洗a而不需要檢查物料的數(shù)量。
盤點(diǎn)方法的選擇取決于庫(kù)存系統(tǒng)的實(shí)際情況,對(duì)于快速周轉(zhuǎn)的物料項(xiàng)目，區(qū)分塊法是有效的方法;對(duì)于有許多庫(kù)位的庫(kù)房,ABC分類方法和存放地點(diǎn)審查法結(jié)合
一起將會(huì)更有效。
循環(huán)盤點(diǎn)可以當(dāng)做一項(xiàng)制度,同時(shí)也允許在特別需要時(shí)做一次物別盤點(diǎn)。
在循環(huán)盤點(diǎn)之后,應(yīng)產(chǎn)生一份循壞盤點(diǎn)報(bào)告。報(bào)告中包括所盤點(diǎn)的物料的代碼、存放地點(diǎn)、度量單位、原記錄數(shù)量、盤點(diǎn)數(shù)量、庫(kù)存記錄準(zhǔn)確性百分比等重要信息。如果盤點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存記錄之間出現(xiàn)偏差、則要進(jìn)行分析。如果偏差在計(jì)數(shù)容限范圍之內(nèi),則將庫(kù)存記錄調(diào)整為盤點(diǎn)結(jié)果:如果偏差超出了計(jì)數(shù)容限,則作出標(biāo)記,留待進(jìn)一步處理,其中包括查找出錯(cuò)原因并消除之。
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