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ERP系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)預(yù)備是一個相當(dāng)繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的成敗。
一、數(shù)據(jù)的分類
根據(jù)數(shù)據(jù)的作用與處理狀態(tài)不同，我們把ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分為初始靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)輸進(jìn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)輸出數(shù)據(jù)。
1、初始靜態(tài)數(shù)據(jù)。
一般包括企業(yè)有關(guān)架構(gòu)數(shù)據(jù)、代碼、物品工藝路線、初始庫存數(shù)據(jù)、工作中心數(shù)據(jù)等。并根據(jù)企業(yè)所處客觀環(huán)境的變化，對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期與不定期的維護(hù)，故靜態(tài)數(shù)據(jù)是相對的。
2、業(yè)務(wù)輸進(jìn)數(shù)據(jù)。
包括材料出進(jìn)庫數(shù)據(jù)，物品進(jìn)、出庫數(shù)據(jù)和銷售訂單數(shù)等日常業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是企業(yè)日常生產(chǎn)活動中經(jīng)常變動的數(shù)據(jù)，需要隨時維護(hù)。
3、業(yè)務(wù)輸出數(shù)據(jù)。
包括物品庫存數(shù)據(jù)、可用庫存量與物品的計劃需求量和物品有關(guān)本錢、預(yù)算對比分析等。是對有關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理、查詢、匯總和分析結(jié)果的輸出。
企業(yè)從各主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中抽取一些典型數(shù)據(jù)，作為以后ERP試運行和系統(tǒng)測試的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各部門應(yīng)認(rèn)真預(yù)備與本身業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)，填寫數(shù)據(jù)收集表.
二、數(shù)據(jù)預(yù)備的要求
在ERP系統(tǒng)運行前的數(shù)據(jù)輸進(jìn)與正式運行時相比有很多不同之處，在系統(tǒng)正式運行時，數(shù)據(jù)輸進(jìn)主要是由企業(yè)的各部分職員人工輸進(jìn)，輸進(jìn)的數(shù)據(jù)以交易數(shù)據(jù)為主，主數(shù)據(jù)為輔，一般只需天天將當(dāng)天的數(shù)據(jù)全部輸進(jìn)系統(tǒng)結(jié)清即可。
而在系統(tǒng)運行前的數(shù)據(jù)輸進(jìn)卻需要IT職員的大量直接參與，由于輸進(jìn)的數(shù)據(jù)不僅包括交易數(shù)據(jù)(主要是未結(jié)的訂單等)，而且還包括大量的主數(shù)據(jù)(例如原材料、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等等)。
然而，此時數(shù)據(jù)輸進(jìn)量非常大，而且所有數(shù)據(jù)必須在很短的時間內(nèi)輸進(jìn)系統(tǒng)。因此，我們應(yīng)當(dāng)留意以下幾點要求：
1.做好數(shù)據(jù)輸進(jìn)職員的公道分工
我們必須在數(shù)據(jù)輸進(jìn)前做好嚴(yán)格的、公道的職員分工，保證數(shù)據(jù)輸進(jìn)工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供給商、銷售、客戶等來公道的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)正確性
數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象。
數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依靠于企業(yè)各部分?jǐn)?shù)據(jù)收集職員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的，沒有遺漏、重復(fù),也沒有過期、失實的數(shù)據(jù)。
其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸進(jìn)系統(tǒng)的過程中，不能引進(jìn)任何附加的錯誤。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸進(jìn)的正確與否是決定系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵。
有了正確的數(shù)據(jù)，我們應(yīng)當(dāng)保證在數(shù)據(jù)輸進(jìn)的過程中不能引進(jìn)任何附加的錯誤。為避免任何輸進(jìn)的附加錯誤，應(yīng)采取以下重要步驟：
(1)定義關(guān)鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單、工作中心、訂貨策略、項目類型和損耗率等。
(2)在數(shù)據(jù)輸進(jìn)系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進(jìn)行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。
(3)定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關(guān)鍵信息與非關(guān)鍵信息。比如表1客戶的信息有很多不同的數(shù)據(jù)項，可以把其中的幾項先載進(jìn)系統(tǒng)，而其他的數(shù)據(jù)項可以以后再載進(jìn)或可以先不用。所以要確定哪些數(shù)據(jù)項要求必須載進(jìn)，哪些是可以以后要載進(jìn)的，哪些可能永遠(yuǎn)不用的，還要指定負(fù)責(zé)確定所用數(shù)據(jù)項的數(shù)據(jù)庫表、部分和人。
(4)對經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實時反映其變化情況。要定期檢查，假如有必要的話，修改這些數(shù)據(jù)。
(5)建立一個相對公道的數(shù)據(jù)輸進(jìn)的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸進(jìn)不正確造成嚴(yán)重的數(shù)據(jù)附加錯誤。
3.保證數(shù)據(jù)輸進(jìn)的格式
在數(shù)據(jù)輸進(jìn)前，我們根據(jù)公司的實際情況已經(jīng)設(shè)置了相當(dāng)公道的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們在數(shù)據(jù)輸進(jìn)時應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行，這樣可以產(chǎn)生好處：
(1)可以保證數(shù)據(jù)的完整一致。
這樣每個預(yù)備客戶信息的人，都知道客戶資料應(yīng)該包括:客戶名稱、編號、納稅登記號、地址、聯(lián)系人、電話和信用額度等數(shù)據(jù)項，這樣可以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，同時也進(jìn)步了數(shù)據(jù)輸進(jìn)的效率與效果。
(2)便于核對數(shù)據(jù)。
對在Excel中輸進(jìn)好數(shù)據(jù)核對無誤后，就可以把數(shù)據(jù)直接輸進(jìn)到ERP系統(tǒng)中，并把輸進(jìn)到ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)天生報表轉(zhuǎn)換成EXCEL格式數(shù)據(jù)，再運用一定的函數(shù)往和Excel中的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動核對，檢驗在輸進(jìn)過程中是否出錯。這樣核對起來非常輕易，效率也很高并且不會出現(xiàn)錯誤（除非核對公式用錯）。
(3)選擇合適的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換程序。
對于大型企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大，這時假如仍沿用上述方法工作量就會非常大，這時就需要運用專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，把按一定格式的預(yù)備數(shù)據(jù)（比如EXCEL）轉(zhuǎn)換成ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫格式。這樣既可以保證數(shù)據(jù)錄進(jìn)的效率又可以保證數(shù)據(jù)格式的正確性。
4.保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強制實現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級的關(guān)系外，還有很多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來保證的應(yīng)用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預(yù)先指定的存儲該類材料的倉庫，一個職員必須具有一個預(yù)先定義的該職員所屬的部分類)。無論采用何種辦法，任何輸進(jìn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統(tǒng)產(chǎn)生不可預(yù)料的后果。
5.做好數(shù)據(jù)格式設(shè)計與數(shù)據(jù)輸進(jìn)的職員溝通與部分協(xié)調(diào)
高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依靠于企業(yè)的第一線職員。因此應(yīng)該在與一線職員充分交流與溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操縱的公道數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。
同時，ERP系統(tǒng)又跨若干個部分，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于各個部分，同時這些數(shù)據(jù)之間具有一個的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸進(jìn)工作，保證數(shù)據(jù)輸進(jìn)的高效率，必須做好各部分職員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運用各種激勵措施進(jìn)步相關(guān)職員的積極性，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸進(jìn)的一致性和完整性。
綜上所述，ERP系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)預(yù)備是一個相當(dāng)繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的成敗。為此實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負(fù)責(zé)人一定要做好有關(guān)數(shù)據(jù)預(yù)備的治理工作，同時有關(guān)參與職員也應(yīng)該做好密切的配合工作，終極保證企業(yè)ERP系統(tǒng)的成功實施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟效益。
